Las herramientas de reuniones de IA: nuevo objetivo de las acciones colectivas bajo la BIPA de Illinois
El reciente caso relacionado con la BIPA sirve como advertencia de que las aplicaciones de toma de notas por IA y otras herramientas de escucha podrían infringir la estricta ley de privacidad del estado. Una acción colectiva propuesta alega que un popular proveedor de asistentes de reuniones por IA violó la Ley de Privacidad de Información Biométrica de Illinois (BIPA) al recoger y almacenar huellas de voz durante una reunión virtual sin el debido aviso, consentimiento ni política de retención de datos.
Escenario familiar que termina en demanda
Los hechos alegados en la demanda pueden sonar incómodamente conocidos para muchos empleadores. Un residente de Illinois se unió a una reunión virtual rutinaria sin haber contratado un asistente de reuniones por IA. Sin embargo, una herramienta de toma de notas por IA se unió automáticamente a la reunión a solicitud de uno de los participantes, grabando la discusión, identificando a los oradores y generando transcripciones.
Según la demanda, este proceso requirió que el asistente creara y almacenara «huellas de voz», consideradas «identificadores biométricos» bajo la BIPA, que exige que las empresas que recojan huellas de voz y otros identificadores biométricos sigan ciertos procedimientos por escrito antes de la recolección de dicha información.
Importancia para los empleadores de Illinois
A primera vista, los empleadores podrían pensar que el problema recae únicamente en el proveedor de IA, no en el anfitrión de la reunión. Sin embargo, esa es una suposición arriesgada. Las demandas contra proveedores tecnológicos a menudo preceden a demandas contra los clientes que utilizan dicha tecnología.
La BIPA es particularmente estricta y se aplica mayormente a través de demandas privadas. Los tribunales han señalado que más de una entidad puede ser responsable por la misma recolección o divulgación biométrica, dependiendo de quién habilitó la tecnología, se benefició de ella o no controló su uso.
Cómo pueden involucrarse los empleadores en litigios
- Autorizar o implementar la herramienta: Si su organización selecciona, licencia o fomenta el uso de un asistente de reuniones por IA que captura huellas de voz sin el debido aviso y consentimiento, los demandantes podrían argumentar que usted participó en la recolección biométrica.
- Uso por parte de empleados durante reuniones laborales: Incluso si un empleado activa el asistente de IA, los demandantes pueden vincular esa conducta al empleador si ocurre durante reuniones de negocios.
- Beneficiarse de los resultados: Las transcripciones y análisis generados por herramientas de IA pueden apoyar las afirmaciones de que el empleador recibió valor derivado de datos biométricos.
- Falta de controles: Los tribunales de Illinois no toleran argumentos de que la recolección biométrica fue «automática» o «incidental». La falta de políticas, aprobaciones o capacitación puede aumentar la responsabilidad.
Además, la ubicación es relevante: un empleador fuera de Illinois puede enfrentar reclamos si las reuniones incluyen participantes localizados físicamente en Illinois.
Seis pasos prácticos que los empleadores deben tomar ahora
Los empleadores no necesitan abandonar la toma de notas por IA, pero deben gestionarla eficazmente dada la demanda actual y la posible avalancha de reclamos en los próximos meses y años. A continuación, seis acciones recomendadas:
- Inventariar las herramientas de reuniones por IA: Identifique qué plataformas, complementos y asistentes automáticos utilizan sus empleados.
- Entender qué recopila la herramienta: No confíe solo en las etiquetas de marketing que describen la herramienta como «transcriptor» o «toma de notas». Verifique si realiza reconocimiento de hablantes, identificación de voz u otras funciones biométricas.
- Aclarar quién puede habilitar grabaciones o asistentes de IA: Considere restringir la activación de asistentes de IA, especialmente en reuniones con participantes externos.
- Actualizar y hacer cumplir políticas de reuniones y grabaciones: Las políticas generales de privacidad pueden no ser suficientes para cumplir con la estricta BIPA.
- Coordinar con proveedores, pero no externalizar el cumplimiento: Verifique si los proveedores cuentan con mecanismos de consentimiento y políticas de retención adecuadas para BIPA.
- Capacitar a los empleados sobre buenas prácticas en reuniones: La activación de asistentes de IA no es neutral. Una breve capacitación puede reducir riesgos de exposiciones accidentales.
