Implementación de IA para Líderes de Agencias
La Inteligencia Artificial (IA) ha sido el término de moda en la última década, y en la industria de eventos, se está convirtiendo rápidamente en parte integral de nuestras vidas cotidianas.
La IA ya está incrustada en la tecnología de eventos, a menudo de maneras que apenas notamos. Desde motores de recomendación que personalizan agendas, hasta chatbots que responden preguntas frecuentes de los delegados, simplificando la logística y automatizando las comunicaciones durante las etapas de planificación, la IA es una parte significativa del sector.
Enfoque de Implementación de IA
En el trabajo realizado por muchas agencias, se rigen por acuerdos de confidencialidad (NDAs), legislación de protección de datos y los altos estándares de certificación ISO27001. Esto significa que cada flujo de datos está documentado y es auditable, cada software es evaluado por riesgos y el equipo trata los datos como un activo que requiere protección.
Dado que muchas herramientas de IA son basadas en la nube, alojadas en el extranjero o dependen de modelos opacos, alimentar información de clientes o delegados en esos sistemas sin la debida diligencia no es una opción.
Pasos Clave para la Implementación
Nuestro enfoque ha sido sencillo pero efectivo:
- Proteger datos sensibles. La IA puede agilizar procesos internos, pero nunca debe comprometer la información de delegados o clientes.
- Priorizar integraciones seguras. En lugar de añadir aplicaciones de IA estándar, intentamos personalizar sistemas existentes que ya cumplan con los estándares de cumplimiento.
- Incorporar el cumplimiento desde la etapa de diseño. Cada proyecto de IA comienza con la pregunta: ¿Qué exige ISO27001 en este caso? Esto ahorra horas de retrabajo más adelante.
La IA está cambiando indudablemente cómo las agencias entregan valor y operan a diario. Recientemente, hemos visto su uso para automatizar tareas tediosas, tomar notas en llamadas previas al evento, verificar datos de eventos como listas de habitaciones, y analizar comentarios de delegados a gran escala, reduciendo el esfuerzo manual mientras mejora la experiencia del delegado y resalta errores manuales.
La Importancia de la Integración
En nuestra experiencia, la integración es tan importante, si no más, que las herramientas mismas. La forma en que los sistemas se comunican entre sí, cómo cada elemento cumple con los estándares de manejo de datos, y cómo los humanos permanecen en el circuito son mucho más impactantes que tener la plataforma más llamativa.
Para muchas personas, las herramientas de IA ofrecen una solución única que se puede activar fácilmente. La realidad para una empresa con certificación ISO27001 es que debemos ver la IA como un conjunto de capacidades que pueden trabajar juntas para mejorar nuestros flujos de trabajo mientras mantenemos el cumplimiento de datos.
Ejemplos de Implementación Exitosa de IA
¿Cómo se ve esto en la práctica? Algunos ejemplos incluyen:
- Gestión de Delegados: Hemos desarrollado un verificador de distancia entre la ubicación de los delegados y el lugar del evento, lo que nos permite identificar rápidamente a los delegados que necesitan alojamiento la noche anterior al evento, ahorrando aproximadamente 20 días de trabajo repetitivo al año.
- Automatización entre sistemas: Usando nuestro servidor n8n, hemos configurado automatizaciones que transfieren datos entre nuestros diferentes sistemas. Por ejemplo, cuando se realiza un pedido en nuestro sitio web de Woodshop impulsado por Shopify, esta información se agrega a Current RMS, nuestro sistema de gestión de alquileres.
- Equipo Creativo: Nuestro equipo de editores de video, diseñadores gráficos y gestores de contenido utiliza elementos de IA integrados en Photoshop para expandir imágenes existentes y en Premiere Pro para cortar cámaras al editar pódcast y agregar subtítulos.
- Gestión de Conocimiento Interno: El personal ahora puede consultar bases de datos internas en segundos, reemplazando búsquedas largas a través de archivos dispersos.
Los beneficios medibles son claros: tiempos de respuesta más rápidos, reducción de costos, menos administración manual, menos errores, creativos más felices y clientes más satisfechos. Pero el cambio más grande es cultural. La automatización ha liberado a nuestro equipo para centrarse en lo que realmente importa: creatividad, servicio al cliente y entrega impecable el día del evento.
Consejos para Líderes de Agencias
El rápido desarrollo de la IA es una espada de doble filo: un potencial enorme con una elección abrumadora. Aquí algunos consejos para líderes de agencias:
- Permanezcan cerca de sus redes. Los foros de la industria y grupos de pares a menudo proporcionan información más práctica que los titulares tecnológicos.
- Enfóquense en resultados en lugar de características. Si una herramienta no mejora claramente la eficiencia, el cumplimiento o la experiencia del cliente, no vale la pena la distracción.
- Inviertan en personas. Ninguna IA tendrá éxito sin la adopción del equipo. Capacitar al personal para trabajar junto a la automatización es tan importante como seleccionar la tecnología adecuada.
- Pregunten a su equipo por una lista de tareas que les gustaría delegar a un asistente hipotético. Esto se convierte en su lista maestra de actividades a automatizar.
- El cumplimiento no es una barrera para la innovación si están dispuestos a trabajar de manera creativa. Mantendrá su adopción de IA más sostenible y su oferta a los clientes será premium.
Mirando hacia el Futuro
La IA solo se integrará más profundamente en la forma en que las agencias operan, desde logística hasta diseño creativo y análisis post-evento. Los ganadores serán aquellos que integren la IA de maneras que fortalezcan sus sistemas sin debilitar el cumplimiento.
La IA se ve como un conjunto de capacidades que, cuando se integran con cuidado, nos permiten ofrecer más a nuestros clientes mientras protegemos la confianza que depositan en nosotros. Esa confianza es nuestro activo más valioso. La IA puede ser el futuro, pero necesita una base de seguridad, cumplimiento y creatividad humana para crear relaciones duraderas y eventos exitosos.
