Implementazione dell’Intelligenza Artificiale per i Leader delle Agenzie
Negli ultimi dieci anni, l’Intelligenza Artificiale (IA) è diventata una parola d’ordine, e per coloro che operano nel settore degli eventi, sta rapidamente diventando parte integrante della vita quotidiana.
Il Ruolo dell’IA nella Tecnologia degli Eventi
L’IA è già presente nella tecnologia per eventi, spesso in modi che potremmo non notare. Dai motori di raccomandazione che personalizzano le agende, ai chatbot che rispondono alle domande frequenti dei delegati, fino alla semplificazione della logistica e all’automazione delle comunicazioni, l’IA è un elemento significativo del settore.
Normative e Sicurezza dei Dati
Le agenzie devono operare nel rispetto di accordi di non divulgazione (NDA), legislazioni sulla protezione dei dati e standard elevati. Ogni flusso di dati deve essere documentato e auditabile; ogni software deve essere valutato per i rischi e trattato come un bene da proteggere.
Poiché molti strumenti di IA sono basati su cloud e ospitati all’estero, è fondamentale non inserire informazioni sensibili senza la dovuta diligenza.
Approccio all’Implementazione dell’IA
Un approccio efficace consiste nel:
- Proteggere i dati sensibili. L’IA può semplificare i processi interni, ma non dovrebbe mai compromettere le informazioni dei delegati o dei clienti.
- Prioritizzare integrazioni sicure. Invece di aggiungere applicazioni di IA pronte all’uso, è meglio personalizzare i sistemi esistenti che rispettano già gli standard di conformità.
- Integrare la conformità sin dalla fase di progettazione. Ogni progetto di IA inizia con la domanda: “Cosa richiede da noi l’ISO27001?” Questo evita ore di ripensamenti successivi.
Innovazioni e Automazione
L’IA sta cambiando il modo in cui le agenzie forniscono valore e gestiscono le operazioni quotidiane. Esempi pratici includono:
- Gestione dei delegati: Sviluppo di un sistema che verifica la distanza tra i delegati e la sede dell’evento, risparmiando oltre 20 giorni di lavoro ripetitivo all’anno.
- Automazione inter-sistema: Utilizzo di server per automatizzare il trasferimento dei dati tra diversi sistemi, come l’integrazione di ordini e gestione delle fatture.
- Creatività e design: Utilizzo di strumenti di IA incorporati in software di editing per migliorare l’efficienza nella produzione di contenuti.
- Gestione della conoscenza interna: Query rapide in basi di conoscenza interne, sostituendo lunghe ricerche.
Strategie per i Leader delle Agenzie
Per rimanere competitivi, i leader delle agenzie devono:
- Restare vicini alle reti di settore per ottenere informazioni pratiche.
- Concentrarsi sui risultati piuttosto che sulle funzionalità degli strumenti.
- Investire nelle persone; il successo dell’IA dipende dall’adozione da parte del team.
- Chiedere al team un elenco di compiti da delegare a un assistente ipotetico per identificare aree da automatizzare.
- Considerare la conformità come un’opportunità per innovare, piuttosto che un ostacolo.
Conclusioni
L’IA continuerà a essere una presenza fondamentale nel modo in cui le agenzie operano. Le aziende che integrano l’IA in modo strategico, mantenendo la conformità, saranno le più avvantaggiate. L’IA può essere il futuro, ma deve essere costruita su fondamenta di sicurezza, conformità e creatività umana per creare relazioni durature e eventi di successo.
