04/11/2026

Policy di utilizzo dell’IA: guida per le aziende

Una policy di utilizzo dell’IA stabilisce chi, in azienda, può usare quali strumenti di intelligenza artificiale, per quali attività, con quali dati e sotto quale controllo umano. Per anni è stata una buona pratica di igiene informatica; in Europa oggi è il fascicolo di prova di obblighi già applicabili: alfabetizzazione in materia di IA, pratiche vietate, trasparenza, GDPR. In questa guida trovate le due policy che la legge già nomina, una mappa clausola per clausola delle evidenze da conservare e una procedura in otto passi.

Cartello in legno con un braccio verde e uno rosso su una scrivania, accanto a un quaderno chiuso e a una penna stilografica: la policy di utilizzo dell'IA

In sintesi

Gli allegati XI e XII dell’AI Act chiedono ai fornitori di modelli per finalità generali di documentare le loro politiche di utilizzo accettabile: le vostre regole non possono autorizzare ciò che quelle vietano.
La policy interna è la prova dell’articolo 4, vigilato dal 2 agosto 2026: nessun certificato, ma un registro interno.
Ogni sezione corrisponde a una clausola (AI Act, GDPR, ISO/IEC 42001 <code>A.9.2</code>, NIST AI 600-1) e a un’evidenza.
In Italia l’articolo 1-bis del d.lgs. 152/1997 e la legge 132/2025 aggiungono obblighi informativi verso i lavoratori.
Secondo IBM, il 20% delle violazioni coinvolge l’IA ombra, con 670.000 dollari di costo aggiuntivo.

Cos’è una policy di utilizzo dell’IA: le due policy che la legge già nomina

Lato azienda, la policy di utilizzo dell’IA è il regolamento operativo per chi usa gli strumenti, collaboratori esterni compresi: chi può usare quali strumenti, per quali attività, con quali dati, con quale revisione umana e quali obblighi di trasparenza, con quali conseguenze. Non una dichiarazione di principi, ma un testo applicabile il lunedì mattina.

Esiste però una seconda policy, scritta da chi fornisce il modello, e il regolamento (UE) 2024/1689 la nomina espressamente. L’allegato XI, sezione 1, punto 1, lettera b), chiede ai fornitori di modelli di IA per finalità generali di indicare nella documentazione tecnica «the acceptable use policies applicable» (articolo 53, paragrafo 1, lettera a)); l’allegato XII, punto 1, lettera b), ripete la voce tra le informazioni per i fornitori a valle, e il Model Documentation Form del codice di buone pratiche GPAI (luglio 2025) ha un campo dedicato. Gli esempi sono noti: le Usage Policies di OpenAI, la Usage Policy di Anthropic, detta anche Acceptable Use Policy (AUP), e la Acceptable Use Policy di Llama pubblicata da Meta.

Ne deriva una catena che le pagine in prima posizione, quasi tutte modelli da scaricare, non descrivono: in ogni implementazione convivono due policy, e quella del datore di lavoro non può permettere ciò che quella del fornitore vieta. La policy del fornitore va archiviata nel registro degli strumenti e nel fascicolo contrattuale, nell’ambito della due diligence sui fornitori di IA; gli obblighi dei fornitori sono nella guida all’IA per finalità generali.

Policy di utilizzo dell’IA e policy sull’IA: che cosa cambia

La policy AI aziendale enuncia impegni, ruoli e principi: è il documento della clausola 5.2 della ISO/IEC 42001 e del controllo <code>A.2.2</code>, firmato dalla direzione. La policy di utilizzo dell’IA ne è la traduzione operativa per gli utenti e risponde ai controlli <code>A.9.2</code> (processi per l’uso responsabile) e <code>A.9.4</code> (uso previsto del sistema). La prima dice perché e chi risponde; la seconda dice che cosa si può fare domani mattina.

L’espressione «acceptable use policy» viene dalla sicurezza informatica: è la classica AUP su posta elettronica e navigazione. L’IA generativa l’ha riportata in uso, perché il rischio torna a concentrarsi su ciò che l’utente digita e su ciò che copia dall’output.

Perché è diventata un documento di conformità: date e numeri

Quattro scadenze hanno trasformato un documento facoltativo in un elemento di prova.

Articolo 4. L’obbligo di alfabetizzazione in materia di IA si applica dal 2 febbraio 2025; l’Omnibus digitale sull’IA lo ha riscritto dal 27 luglio 2026 e dal 2 agosto 2026 le autorità nazionali di vigilanza del mercato lo fanno rispettare. Le domande e risposte della Commissione, aggiornate il 20 ottobre 2026, escludono certificati, ammettono un registro interno e chiedono di informare chi usa ChatGPT per testi o traduzioni di rischi come le allucinazioni.
Articolo 5, paragrafo 1, lettera f). Il divieto di inferire le emozioni sul luogo di lavoro vale dal 2 febbraio 2025.
Articolo 50. Gli obblighi di trasparenza si applicano dal 2 agosto 2026; per la marcatura dei contenuti sintetici dei sistemi immessi sul mercato prima di quella data, la finestra transitoria si chiude il 2 dicembre 2026.
Articolo 26. Gli obblighi dei deployer di sistemi ad alto rischio decorrono, dopo l’Omnibus, dal 2 dicembre 2027 per l’allegato III e dal 2 agosto 2028 per l’allegato I.

Il tema non è teorico. Nel sondaggio di Deloitte UK (maggio e giugno 2026) il 63% dei lavoratori britannici ha già usato l’IA generativa per lavoro, il 12% ogni giorno; il 31% degli utilizzatori lo fa all’insaputa del datore di lavoro, il 46% usa strumenti gratuiti e il 17% paga di tasca propria. Il Cost of a Data Breach Report 2025 di IBM attribuisce all’IA ombra il 20% delle violazioni, con un costo medio superiore di 670.000 dollari; il 63% delle organizzazioni violate non aveva una policy di governance dell’IA o la stava ancora scrivendo, e il 97% di quelle colpite da un incidente legato all’IA non aveva controlli di accesso adeguati. Il caso di scuola resta Samsung: ad aprile 2023 alcuni ingegneri incollano codice sorgente interno in ChatGPT, a maggio una nota interna limita gli strumenti generativi sui dispositivi aziendali. Una policy di utilizzo dell’IA avrebbe tracciato quella linea prima.

La mappa delle clausole di una policy di utilizzo dell’IA

È il lavoro che non abbiamo trovato altrove: per ogni sezione, la norma che la presuppone e l’evidenza che un auditor o un’autorità può chiedere. I riferimenti NIST vengono dal profilo NIST AI 600-1, che nomina le acceptable use policy in quattro azioni e completa il NIST AI RMF.

Sezione della policy	Clausola che la presuppone	Evidenza da conservare
Ambito, ruoli, responsabile	ISO/IEC 42001 <code>A.2.3</code> e <code>A.3.2</code>; NIST AI 600-1 <code>GV-1.4-002</code>	policy firmata, cronologia delle versioni, matrice RACI
Strumenti approvati e livelli	AI Act articolo 4 e articolo 26(1); ISO/IEC 42001 <code>A.9.4</code> e <code>A.4.4</code>; <code>GV-6.1-010</code>	registro degli strumenti collegato all’inventario IA, policy di utilizzo accettabile del fornitore agli atti
Usi vietati (linee rosse)	AI Act articolo 5(1)(f) e articolo 50(4); ISO/IEC 42001 <code>A.9.2</code>; <code>GV-1.3-004</code>	elenco delle linee rosse, registro delle eccezioni
Regole sui dati	GDPR articoli 5 e 32; ISO/IEC 42001 <code>A.7</code> e <code>A.9.2</code>	matrice di classificazione dei dati, log DLP o del gateway
Revisione umana degli output	AI Act articolo 26(2) e controllo editoriale dell’articolo 50(4); ISO/IEC 42001 <code>A.9.2</code>	fase di revisione nel flusso di lavoro, revisore nominato
Formazione e alfabetizzazione	AI Act articolo 4; ISO/IEC 42001 clausola 7.3 e <code>A.4.6</code>	registro della formazione, prese d’atto
Incidenti e segnalazioni	AI Act articolo 26(5); ISO/IEC 42001 <code>A.3.3</code> e <code>A.8.4</code>	registro degli incidenti, canale di segnalazione
Cadenza di revisione	ISO/IEC 42001 <code>A.2.4</code>; <code>GV-6.1-010</code>	verbale di revisione annuale, registro delle modifiche

Due lettori, due punti di ingresso. Un auditor di certificazione partirà dalla Dichiarazione di applicabilità (Statement of Applicability): l’allegato A della ISO/IEC 42001 conta 38 controlli in 9 obiettivi, ed è lì che cercherà <code>A.9.2</code>. L’Ufficio per l’IA e le autorità nazionali partiranno dal registro interno previsto per l’articolo 4. La stessa policy di utilizzo dell’IA risponde a entrambi: ogni riga merita un responsabile e una data di aggiornamento.

Le linee rosse di ogni policy e la norma dietro ciascuna

Le linee rosse sono la parte che i dipendenti ricordano, e reggono meglio quando ciascuna richiama la propria norma.

Inferire le emozioni di colleghi o candidati. L’articolo 5, paragrafo 1, lettera f), vieta dal 2 febbraio 2025 l’inferenza delle emozioni sul luogo di lavoro, salvo motivi medici o di sicurezza. Per le pratiche vietate la sanzione arriva a 35 milioni di euro o al 7% del fatturato mondiale annuo (articolo 99, paragrafo 3).
Inserire dati personali in strumenti pubblici. Ogni dato di clienti, colleghi o candidati in un prompt è un trattamento soggetto agli articoli 5 e 32 del GDPR. Il dettaglio è nella guida su GDPR e intelligenza artificiale.
Incollare segreti commerciali o codice sorgente. È l’errore che ha portato Samsung a restringere gli strumenti generativi nel 2023. È anzitutto una regola di sicurezza dell’IA: ciò che esce dal perimetro non si recupera.
Decidere su persone senza revisione umana. Selezione, valutazione, provvedimenti disciplinari: l’output informa la decisione, non la sostituisce. Per l’alto rischio l’articolo 26, paragrafo 2, richiede una sorveglianza umana competente; in ogni caso vale l’articolo 22 del GDPR.
Pubblicare senza controllo editoriale o diffondere deepfake non dichiarati. L’articolo 50, paragrafo 4, impone di dichiarare i deepfake e i testi generati dall’IA pubblicati per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico, salvo revisione umana o controllo editoriale con un responsabile identificato.
Usare account personali o strumenti non approvati. Per IBM, il 97% delle organizzazioni colpite da un incidente legato all’IA non aveva controlli di accesso adeguati; per Deloitte, il 31% degli utilizzatori agisce all’insaputa del datore di lavoro. La shadow AI si contiene offrendo alternative autorizzate.
Usare un modello fuori dalla policy del fornitore. Se la policy di utilizzo accettabile del fornitore vieta un uso, l’autorizzazione interna non lo rende lecito e può violare il contratto. È la catena resa visibile dall’allegato XII.
Lasciare fuori consulenti e collaboratori esterni. L’azione <code>GV-6.1-010</code> del NIST AI 600-1 chiede di estendere le policy a contractor, consulenti e altro personale terzo: un consulente con un account personale è un punto cieco.

Le luci verdi: rendere esplicito l’uso consentito

Una policy fatta solo di divieti spinge l’uso fuori dal perimetro: chi non trova uno strumento autorizzato apre un account personale. A molti documenti manca la parte che dice sì, con precisione.

Strumenti per livello. Tre livelli bastano quasi sempre: strumenti con contratto enterprise e condizioni sul trattamento dei dati; strumenti approvati con restrizioni (solo dati pubblici, solo certe funzioni); strumenti vietati.
Classi di dati per livello. Dati pubblici, interni, riservati, personali: per ogni livello di strumento, la policy indica quali classi possono entrare in un prompt e quali richiedono pseudonimizzazione.
Famiglie di attività con il livello di revisione. Riformulare una nota interna richiede la rilettura dell’autore; tradurre un contratto richiede la revisione di un giurista; preselezionare candidature fa entrare nei sistemi ad alto rischio dell’allegato III e segue una procedura dedicata.
Chi approva un nuovo strumento e in quanto tempo. Serve un responsabile nominato, spesso il comitato di governance dell’IA, un modulo di richiesta e un termine dichiarato, per esempio dieci giorni lavorativi. Senza termine, la richiesta in attesa diventa IA ombra.

Non è un’idea nostra. Il 18 luglio 2024 la CNIL francese ha raccomandato di inquadrare l’IA generativa con un elenco di usi autorizzati e vietati, e di formare e sensibilizzare gli utenti finali. La Commissione, dal canto suo, ricorda che in materia di alfabetizzazione non esiste un modello unico («no one size fits all»): la granularità degli elenchi dipende dal settore, dai dati trattati e dai ruoli. Il punto d’appoggio pratico è l’inventario dei sistemi di IA: ogni strumento autorizzato deve comparire anche lì, con il suo livello, il suo responsabile e le attività per cui la policy di utilizzo dell’IA lo ammette.

La policy di utilizzo dell’IA come prova dell’articolo 4

Dal 2 agosto 2026 le autorità di vigilanza del mercato possono chiedere conto dell’articolo 4; in Italia, secondo la legge 132/2025, è l’ACN. Il testo modificato dal regolamento (UE) 2026/1744 chiede a fornitori e deployer misure per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione in materia di IA, per garantire nella misura del possibile un livello sufficiente del personale e di chi usa i sistemi per loro conto, senza garantire un livello specifico per alcun individuo. Il nuovo paragrafo 2 prevede il sostegno di Commissione e Stati membri, in particolare alle PMI, con esempi pratici sulla piattaforma unica di informazione; il nuovo paragrafo 3 prevede raccomandazioni del Board per l’IA basate sui quadri europei delle competenze, che al 26 ottobre 2026, per quanto abbiamo verificato, non risultano ancora adottate.

Le Q&A della Commissione escludono il certificato e ammettono un registro interno. Il living repository di pratiche (4 febbraio 2025, aggiornato il 10 agosto 2026) offre idee, ma figurarvi non dà presunzione di conformità. Il fascicolo minimo che consigliamo:

la policy con numero di versione, data e responsabile nominato;
le prese d’atto di dipendenti e collaboratori, firmate o registrate elettronicamente;
un registro della formazione per ruolo: chi, quale modulo, quando, con quali contenuti sui rischi;
il registro degli strumenti e una tassonomia comune con l’inventario dei casi d’uso valutati, quinta buona pratica del documento CIPL «AI Act Article 4: AI Literacy Best Practices» (8 maggio 2025);
un circuito di feedback (ottava buona pratica CIPL): domande degli utenti, eccezioni e incidenti che alimentano la revisione successiva.

La clausola 7.3 della ISO/IEC 42001 sulla consapevolezza chiede la stessa cosa. Sulle sanzioni, una precisazione: l’articolo 99, paragrafo 4, elenca gli obblighi soggetti al tetto di 15 milioni di euro o del 3% (fornitori, deployer, trasparenza), ma non l’articolo 4. Le sanzioni derivano dalle norme che ogni Stato membro adotta ai sensi dell’articolo 99, paragrafo 1, e la Commissione scrive che le autorità «could impose penalties and other enforcement measures».

Rappresentanze dei lavoratori e regole nazionali

L’articolo 26, paragrafo 7, è la norma europea di riferimento: prima di mettere in servizio o usare un sistema ad alto rischio sul luogo di lavoro, il deployer che è datore di lavoro informa i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati, secondo le regole dell’Unione e nazionali. Per i sistemi dell’allegato III l’obbligo decorre dal 2 dicembre 2027. In Italia, però, una parte di questi obblighi esiste già.

Il Decreto Trasparenza (d.lgs. 104/2022) ha inserito nel d.lgs. 152/1997 l’articolo 1-bis: quando il datore di lavoro usa sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati per l’assunzione, la gestione del rapporto, l’assegnazione di compiti, la sorveglianza o la valutazione, deve informarne i lavoratori e anche le rappresentanze sindacali. La legge 132/2025, la legge italiana sull’intelligenza artificiale, richiama all’articolo 11 proprio questo obbligo; la stessa legge designa l’AgID come autorità di notifica e l’ACN come autorità di vigilanza del mercato, mentre il Garante per la protezione dei dati personali resta competente sul GDPR. Una policy di utilizzo dell’IA che autorizza l’assegnazione dei turni o la preselezione dei curriculum tramite IA deve quindi rinviare alla procedura dell’articolo 1-bis. E se la policy prevede di controllare l’uso degli strumenti tramite log, entra in gioco anche l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970) sui controlli a distanza.

In Francia il CSE va informato e consultato prima dell’introduzione di nuove tecnologie che possono incidere sulle condizioni di lavoro (articolo L2312-8 del Code du travail). In Spagna l’articolo 64.4 d) dell’Estatuto de los Trabajadores dà al comitato aziendale il diritto di conoscere parametri, regole e istruzioni degli algoritmi che incidono sulle condizioni di lavoro e sull’accesso all’impiego. In Germania l’Arbeitsgericht di Amburgo (16 gennaio 2024, 24 BVGa 1/24) ha escluso la codeterminazione per linee guida che consentivano ChatGPT nel browser con account privati; un monitoraggio dell’uso l’avrebbe fatta rientrare. Ovunque, appena la policy si regge sui log, si applicano le regole su dati personali e controllo dei lavoratori.

Scrivere la policy di utilizzo dell’IA in 8 passi

Censire gli strumenti in uso, IA ombra compresa. Partite dai dati: log del proxy, note spese, estensioni del browser, questionari. Serve l’elenco reale, non quello dichiarato; il metodo è nella guida alla governance della shadow AI.
Classificare gli strumenti per livello e archiviare le policy dei fornitori. Per ogni strumento registrate livello, contratto, termini sui dati e policy di utilizzo accettabile del fornitore nel registro dei sistemi di IA. Se il fornitore vieta un uso, la vostra policy di utilizzo dell’IA non può autorizzarlo.
Definire le classi di dati e dove possono andare. Riprendete la classificazione esistente invece di inventarne una nuova. Per ogni classe indicate i livelli di strumento ammessi e i casi da pseudonimizzare o vietare.
Scrivere luci verdi e linee rosse, ciascuna collegata a una clausola. Ogni regola deve citare la propria base: AI Act, GDPR, ISO/IEC 42001, contratto del fornitore. Una regola senza base è più facile da contestare.
Fissare le regole di revisione e trasparenza. Revisione umana prima di usare un output in decisioni su persone; controllo editoriale con un responsabile nominato per i testi su questioni di interesse pubblico (articolo 50, paragrafo 4); dichiarazione dei deepfake; marcatura dove il sistema la prevede.
Informare o consultare le rappresentanze dei lavoratori. Verificate se qualche uso rientra nell’articolo 1-bis del d.lgs. 152/1997 e se il monitoraggio tocca l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Meglio prima del lancio.
Distribuire: prese d’atto, formazione per ruolo, registro dell’articolo 4. Raccogliete le prese d’atto, erogate moduli diversi per chi scrive codice, gestisce persone o produce contenuti, e registrate tutto: è la vostra prova davanti all’autorità.
Applicare e rivedere. Monitoraggio proporzionato, registro delle eccezioni, percorso di segnalazione degli incidenti, revisione almeno annuale con verbale (<code>A.2.4</code>). Ogni strumento approvato o vietato aggiorna il registro.

Per gestire versioni, prese d’atto e cicli di revisione in un unico posto, AI Sigil offre un modulo di gestione delle policy aziendali.

Domande frequenti

La policy di utilizzo dell’IA è obbligatoria per legge nell’UE?

Nessun articolo dell’AI Act impone un documento con questo nome. L’articolo 4 obbliga però fornitori e deployer a sostenere l’alfabetizzazione in materia di IA del personale, l’articolo 5 vieta l’inferenza delle emozioni sul luogo di lavoro, l’articolo 50 impone obblighi di trasparenza e il GDPR si applica a ogni dato personale inserito in un prompt. Una policy di utilizzo dell’IA è il modo più semplice per dimostrare di aver dato istruzioni su tutti questi punti, a cui in Italia si aggiunge l’articolo 1-bis del d.lgs. 152/1997.

Che differenza c’è tra la policy sull’IA e la policy di utilizzo dell’IA?

La policy sull’IA è il documento di indirizzo: impegni della direzione, principi, ruoli (clausola 5.2 e controllo <code>A.2.2</code> della ISO/IEC 42001). La policy di utilizzo dell’IA è il regolamento operativo per chi usa gli strumenti: quali sono autorizzati, con quali dati, per quali attività, con quale revisione e con quali conseguenze (controlli <code>A.9.2</code> e <code>A.9.4</code>). La prima cambia raramente e viene firmata dalla direzione; la seconda va aggiornata ogni volta che si aggiunge o si vieta uno strumento.

Una policy di utilizzo dell’IA basta a rispettare l’articolo 4 dell’AI Act?

Da sola no. L’articolo 4, nel testo modificato dall’Omnibus digitale, chiede misure per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione, e la Commissione indica come prova utile un registro interno della formazione e delle altre iniziative. La policy è il pezzo centrale di quel fascicolo, ma va accompagnata dalle prese d’atto, dalla formazione per ruolo e dal registro degli strumenti. Non serve alcun certificato, e la presenza nel living repository della Commissione non dà presunzione di conformità.

Che cosa i dipendenti non devono mai inserire in uno strumento di IA pubblico?

Dati personali di clienti, colleghi o candidati, segreti commerciali, codice sorgente, contratti riservati e ogni informazione coperta da riservatezza. Il caso Samsung del 2023 nasce proprio da codice sorgente incollato in ChatGPT. Per strumento pubblico si intende uno strumento senza contratto enterprise né condizioni sul trattamento dei dati: lo stesso modello, con un contratto adeguato, può rientrare in un livello che ammette dati interni. La regola va scritta per classe di dati, non per marchio.

Consulenti e fornitori devono rispettarla?

Sì, se usano l’IA per vostro conto. L’articolo 4 riguarda il personale e le altre persone che si occupano del funzionamento e dell’uso dei sistemi di IA per conto del fornitore o del deployer, e l’azione <code>GV-6.1-010</code> del NIST AI 600-1 chiede di estendere le acceptable use policy a contractor, consulenti e personale terzo. In pratica servono una clausola contrattuale che richiami la policy di utilizzo dell’IA, una presa d’atto all’avvio dell’incarico e un diritto di verifica proporzionato.

Ogni quanto va rivista?

Almeno una volta l’anno, con verbale e registro delle modifiche: è ciò che un auditor ISO/IEC 42001 cercherà sotto il controllo <code>A.2.4</code>, e il NIST AI 600-1 chiede di aggiornare le acceptable use policy quando cambiano tecnologie e dati. Servono anche revisioni straordinarie: nuovo strumento, nuove condizioni di un fornitore, incidente, nuove linee guida della Commissione. Le prossime date sono il 2 dicembre 2026 per la marcatura e il 2 dicembre 2027 per l’alto rischio dell’allegato III.

Conclusione

Una policy di utilizzo dell’IA non è più un allegato del regolamento informatico. È il punto in cui convergono la policy del fornitore del modello, che l’AI Act chiama per nome, gli obblighi del deployer, il GDPR e, in Italia, gli obblighi informativi del Decreto Trasparenza e della legge 132/2025. Dal 2 agosto 2026 le autorità di vigilanza del mercato possono chiedere conto dell’articolo 4, e le domande saranno concrete: quale versione, chi l’ha firmata, chi è stato formato, quali strumenti sono autorizzati e su quale base. Il nostro consiglio è partire dalla mappa delle clausole, non da un modello scaricato: ogni regola con la sua base giuridica e la sua evidenza. Se volete collegare policy, prese d’atto e registro degli strumenti alla vostra governance dell’IA, è il lavoro per cui abbiamo costruito AI Sigil.

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