AI-Meeting-Tools sind das neueste Ziel von BIPA-Klagen in Illinois – 6 Maßnahmen zur Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten
Die neuesten BIPA-Klagen dienen sowohl als Erinnerung als auch als Warnung, dass KI-Notiz-Apps und andere Aufnahme-Tools gegen das strenge Datenschutzgesetz des Bundesstaates verstoßen könnten. Eine kürzlich eingereichte Sammelklage wirft einem beliebten Anbieter von KI-Notiztools vor, das Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA) verletzt zu haben, indem es angeblich während eines virtuellen Meetings Sprachabdrücke ohne ordnungsgemäße Benachrichtigung, Zustimmung oder eine konforme Datenspeicherungsrichtlinie gesammelt und gespeichert hat. Während der Fall den KI-Anbieter ins Visier nimmt, sind die Vorwürfe für Arbeitgeber in Illinois und für multinationale Arbeitgeber mit Mitarbeitern in Illinois von Bedeutung.
Was ist passiert: Vertraute Arbeitsplatzsituation wird zur Klage
Die im Beschwerdeverfahren geltend gemachten Fakten könnten vielen Arbeitgebern unangenehm bekannt vorkommen. Eine Illinois-Bewohnerin nahm an einem routinemäßigen virtuellen Meeting teil. Sie hatte sich nie für einen KI-Meeting-Assistenten angemeldet und hatte auch nie auf „Ich stimme zu“ zu irgendwelchen Nutzungsbedingungen geklickt. Doch ein KI-Notiztool trat automatisch auf Anfrage eines der Teilnehmer dem Meeting bei. Wie KI-Notiztools es tun sollen, zeichnete es die Diskussion auf, identifizierte Redner und generierte Transkripte, die Aussagen einzelnen Teilnehmern zuordneten.
Laut der am 18. Dezember eingereichten Klage wird behauptet, dass dieser Prozess das Erstellen und Speichern von „Sprachabdrücken“ erforderte, die als „biometrische Kennungen“ unter BIPA betrachtet werden können. BIPA verlangt von Unternehmen, die Sprachabdrücke und andere biometrische Kennungen sammeln, bestimmte schriftliche Verfahren einzuhalten, bevor biometrische Informationen gesammelt werden.
Warum das für Arbeitgeber in Illinois wichtig ist
Auf den ersten Blick könnten Arbeitgeber diese Klage als unmittelbares Problem ansehen, da der KI-Anbieter das Ziel der Klage ist und nicht der Meeting-Host oder Arbeitgeber. Dies ist jedoch eine riskante Annahme. Klagen gegen Technologiedienstleister sind oft Vorläufer von Klagen gegen deren Kunden. Illinois‘ BIPA ist ungewöhnlich streng und wird fast ausschließlich durch private Klagen durchgesetzt. Gerichte haben klargestellt, dass mehr als eine Partei für dasselbe biometrische Sammeln oder Offenlegen haftbar sein kann, je nachdem, wer die Technologie ermöglicht, davon profitiert oder deren Nutzung nicht kontrolliert hat.
Arbeitgeber können auf verschiedene Weise in BIPA-Rechtsstreitigkeiten verwickelt werden, einschließlich:
- Autorisierung oder Bereitstellung des Tools: Wenn Ihre Organisation ein KI-Notiztool auswählt, lizenziert oder dessen Nutzung fördert, das Sprachabdrücke ohne ordnungsgemäße Benachrichtigung und Zustimmung erfasst, könnten Kläger argumentieren, dass Sie an der biometrischen Sammlung beteiligt waren.
- Nutzung durch Mitarbeiter während arbeitsbezogener Meetings: Selbst wenn ein einzelner Mitarbeiter einen KI-Assistenten aktiviert, könnten Kläger versuchen, dieses Verhalten dem Arbeitgeber zuzuordnen, wenn es während geschäftlicher Meetings stattfindet.
- Nutzen der Ergebnisse: Transkripte, durchsuchbare Archive oder Leistungsanalysen, die aus KI-Tools generiert werden, können die Behauptung unterstützen, dass der Arbeitgeber einen Vorteil aus den biometrischen Daten gezogen hat.
- Fehlende Richtlinien: Die Gerichte in Illinois haben wenig Geduld für Argumente, dass die biometrische Sammlung „automatisch“ oder „nebenbei“ erfolgte. Fehlende Richtlinien, Genehmigungen oder Schulungen können Teil der Haftungserzählung werden.
Der Standort ist ebenfalls wichtig. Ein Arbeitgeber mit Sitz außerhalb von Illinois kann dennoch BIPA-Klagen ausgesetzt sein, wenn Meetings Teilnehmer in Illinois umfassen, selbst wenn der Anbieter woanders ansässig ist.
6 Schritte, die Arbeitgeber jetzt unternehmen sollten
Arbeitgeber müssen KI-Notiztools nicht aufgeben, aber sie müssen angesichts dieser Klage und der bevorstehenden Flut von Ansprüchen, die wir in den kommenden Monaten und Jahren erwarten können, effektiv damit umgehen. Hier sind sechs praktische Schritte, die Arbeitgeber in Illinois (oder mit Präsenz in Illinois) in Betracht ziehen sollten:
- Bestandsaufnahme der verwendeten KI-Meeting-Tools
Identifizieren Sie, welche Plattformen, Plugins und „Auto-Join“-Assistenten Ihre Mitarbeiter in der gesamten Organisation verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur die offiziellen Tools berücksichtigen, die von Ihrer Organisation genehmigt wurden, sondern auch die Tools, die von einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen eingesetzt werden.
- Verstehen, was das Tool tatsächlich sammelt
Verlassen Sie sich nicht auf Marketingbezeichnungen, die das Tool einfach als „Transkribierer“ oder „Notiznehmer“ beschreiben. Bestimmen Sie, ob das Tool Sprechererkennung, Sprachidentifikation oder andere Funktionen ausführt, die biometrische Daten betreffen könnten.
- Klärung, wer die Aufnahme oder KI-Assistenten aktivieren kann
Erwägen Sie, einzuschränken, wer KI-Notiznehmer in Meetings aktivieren darf, insbesondere bei externen Teilnehmern. Unabhängig davon, wo Sie oder Ihr KI-Anbieter ansässig sind, kann BIPA weiterhin Anwendung finden, wenn Ihre virtuellen Meetings Teilnehmer in Illinois umfassen.
- Aktualisieren (und durchsetzen) der Meeting- und Aufnahmerichtlinien
Allgemeine Datenschutzrichtlinien oder passive Teilnahme an einem Meeting sind möglicherweise nicht ausreichend, um den strengen Anforderungen von BIPA zu genügen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien klar regeln, wann KI-Tools verwendet werden dürfen, wie Teilnehmer benachrichtigt werden und welche Genehmigungen vor der Implementierung erforderlich sind.
- Zusammenarbeit mit Anbietern, aber keine Auslagerung der Compliance
Anbieterzusicherungen helfen, ersetzen jedoch nicht Ihre eigene Risikoanalyse. Gerichte werden wahrscheinlich eine Ausrede des Fingerzeigens nicht akzeptieren, wenn Sie nicht genügend Sorgfalt bei Ihren KI-Anbietern walten lassen. Bestätigen Sie, ob sie BIPA-spezifische Zustimmungsmethoden und Richtlinien zur Aufbewahrung haben, und dokumentieren Sie diese Gespräche, damit Sie eine Verteidigung haben, falls Probleme auftreten.
- Schulung der Mitarbeiter zur „Meeting-Hygiene”
Mitarbeiter sollten verstehen, dass die Aktivierung eines KI-Assistenten keine neutrale Handlung ist. Eine kurze Schulung oder ein Leitfaden kann dazu beitragen, versehentliche Risiken zu reduzieren.
