Implémentation de l’IA pour les leaders d’agence
L’intelligence artificielle (IA) est le mot à la mode de la dernière décennie, et pour ceux d’entre nous dans l’industrie des événements, elle devient rapidement intégrale à notre vie quotidienne.
L’IA est depuis longtemps intégrée dans la technologie des événements, souvent de manière à peine perceptible. Des moteurs de recommandation qui personnalisent les agendas, aux chatbots répondant aux questions fréquentes des délégués, en passant par la simplification de la logistique et l’automatisation des communications durant les phases de planification, l’IA fait déjà partie intégrante du secteur.
Conformité et protection des données
Dans le cadre de leur travail, les agences doivent se conformer à des accords de non-divulgation (NDA), à la législation sur la protection des données et aux normes élevées de la certification ISO27001. Cela signifie que chaque flux de données est documenté et auditable, chaque logiciel est évalué pour les risques, et que les données sont considérées comme un actif nécessitant protection.
Étant donné que de nombreux outils d’IA sont basés sur le cloud, hébergés à l’étranger ou reposent sur des modèles opaques, il est essentiel de ne pas introduire d’informations clients ou délégués dans ces systèmes sans diligence raisonnable.
Approche de mise en œuvre de l’IA
Une approche simple mais efficace a été adoptée :
- Protéger les données sensibles. L’IA peut rationaliser les processus internes, mais elle ne doit jamais compromettre les informations des délégués ou des clients.
- Prioriser les intégrations sécurisées. Au lieu d’ajouter des applications d’IA toutes faites, il est préférable de personnaliser les systèmes existants qui répondent déjà aux normes de conformité.
- Intégrer la conformité dès la phase de conception. Chaque projet d’IA commence par la question : Que demande l’ISO27001 ici ? Cela permet d’éviter des retours en arrière longs et coûteux.
Impact de l’IA sur les agences
L’IA transforme indéniablement la manière dont les agences apportent de la valeur et fonctionnent au quotidien. Récemment, nous avons vu l’IA utilisée pour automatiser des tâches fastidieuses, prendre des notes lors des appels pré-événement, vérifier les données des événements telles que les listes de chambres, et même analyser les retours des délégués à grande échelle, réduisant ainsi les efforts manuels tout en améliorant l’expérience des délégués.
Les bénéfices mesurables sont évidents : des délais d’exécution plus rapides, des coûts réduits, moins d’administration manuelle, moins d’erreurs, des créatifs plus heureux et des clients satisfaits. Mais le changement le plus important est culturel. L’automatisation a libéré notre équipe pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : la créativité, le service client et une exécution impeccable le jour J.
Intégration : le secret du succès
Dans notre expérience, l’intégration est tout aussi importante, sinon plus, que les outils eux-mêmes. La façon dont les systèmes communiquent entre eux, comment chaque élément respecte les normes de traitement des données, et comment les humains restent impliqués sont beaucoup plus impactants que d’avoir la plateforme la plus flashy.
Pour beaucoup, les outils d’IA offrent une solution unique que l’on peut simplement activer et exploiter. La réalité pour une entreprise certifiée ISO27001 est que l’IA doit être considérée comme un ensemble de capacités qui peuvent travailler ensemble pour améliorer nos flux de travail tout en respectant la conformité des données. Cela exige de sélectionner soigneusement les outils que nous utilisons, en veillant à ce qu’ils respectent nos critères de sécurité, et en les intégrant pour répondre à nos exigences de productivité.
Exemples d’utilisation de l’IA
Voici quelques exemples concrets de l’impact de l’IA :
- Gestion des délégués – Développement d’un outil permettant de vérifier la distance entre le lieu de l’événement et la localisation des délégués, ce qui permet d’identifier rapidement ceux ayant besoin d’hébergement la veille de l’événement, économisant ainsi plus de 20 jours de travail répétitif par an.
- Automatisation inter-systèmes – Mise en place d’automatisations via un serveur n8n pour transférer des données entre différents systèmes. Par exemple, lorsqu’une commande est passée sur le site de la boutique en ligne, les informations de commande sont ajoutées à notre système de gestion des locations.
- Équipe créative – Utilisation des éléments d’IA intégrés dans des logiciels comme Photoshop pour adapter les images à différents ratios, et utilisation de plugins comme firecut.ai pour automatiser le montage vidéo.
- Gestion des connaissances internes – Les employés peuvent désormais interroger les bases de connaissances internes en quelques secondes, remplaçant des recherches longues à travers des fichiers éparpillés.
Conseils pour les leaders d’agence
Face au développement rapide de l’IA, voici quelques conseils pour les leaders d’agence :
- Restez proche de vos réseaux. Les forums de l’industrie et les groupes de pairs offrent souvent des perspectives plus pratiques que les gros titres technologiques.
- Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur les fonctionnalités. Si un outil n’améliore pas clairement l’efficacité, la conformité ou l’expérience client, il ne vaut pas la peine de s’y distraire.
- Investissez dans les personnes. Aucune IA ne réussira sans l’adoption par l’équipe. Former le personnel à travailler aux côtés de l’automatisation est tout aussi important que de choisir la bonne technologie.
- Demandez à votre équipe de dresser une liste des tâches qu’elle déléguerait à un assistant hypothétique. Cela deviendra votre liste maîtresse d’activités à automatiser.
- La conformité n’est pas un obstacle à l’innovation si vous êtes prêt à travailler de manière créative.
Avenir de l’IA dans les agences
L’IA va continuer à s’intégrer dans le fonctionnement des agences, allant de la logistique à la conception créative en passant par l’analyse post-événement. Les gagnants seront ceux qui intégreront l’IA de manière à renforcer leurs systèmes sans compromettre la conformité.
Il est essentiel de voir l’IA comme un ensemble de capacités qui, lorsqu’elles sont intégrées avec soin, permettent de fournir davantage à nos clients tout en protégeant la confiance qu’ils placent en nous. Cette confiance est notre atout le plus précieux. L’IA peut être l’avenir, mais elle nécessite une base de sécurité, de conformité et de créativité humaine pour créer des relations durables et des événements réussis.
