Employeurs, Attention : Augmentation des poursuites en vertu de la loi BIPA visant les logiciels de prise de notes alimentés par l’IA
Une nouvelle vague de litiges en vertu de la loi sur la confidentialité des informations biométriques de l’Illinois (BIPA) a émergé, se concentrant sur une technologie que de nombreux employeurs utilisent désormais régulièrement : les outils de transcription de réunions et de prise de notes alimentés par l’IA.
Contexte des poursuites
Ces derniers mois, des plaignants ont déposé des actions collectives alléguant que des fournisseurs collectent et stockent des « empreintes vocales » — des identifiants biométriques uniques dérivés de la parole — sans fournir l’avis écrit, le consentement éclairé ou des politiques de conservation et de destruction des données transparents exigés par la BIPA. Une telle affaire est en cours devant le tribunal du district nord de l’Illinois.
Pourquoi les outils de transcription IA suscitent-ils des interrogations ?
Cette augmentation des poursuites n’est pas isolée. Selon la large définition des données biométriques de la BIPA, les empreintes vocales — tout comme les scans faciaux ou les empreintes digitales — peuvent être considérées comme des identifiants biométriques. De nombreux assistants de réunion IA rejoignent automatiquement les réunions virtuelles, distinguent les intervenants et génèrent des transcriptions attribuées. Par conséquent, ils sont de plus en plus dans le viseur des plaignants, car la collecte de tels identifiants déclenche des exigences procédurales strictes avant la collecte de données.
Responsabilité des employeurs
Bien que la majorité des litiges initiaux désignent le fournisseur de technologie IA comme défendeur, les employeurs qui déploient ces outils ne sont pas à l’abri de la responsabilité. Les tribunaux de l’Illinois ont statué que plusieurs entités peuvent être responsables de la même collecte biométrique lorsqu’elles permettent, autorisent ou bénéficient de l’utilisation de la technologie. Un employeur qui licence ou encourage l’utilisation d’un preneur de notes IA lors de réunions d’affaires — ou dont les employés activent un tel logiciel lors de réunions impliquant des résidents de l’Illinois — peut être impliqué dans des réclamations BIPA si les protections appropriées ne sont pas en place.
Conseils pour protéger les employeurs contre l’exposition BIPA
Pour réduire les risques juridiques, les employeurs devraient :
- Mettre en œuvre des politiques claires régissant l’utilisation des outils de réunion IA. Cela implique de cataloguer les applications de transcription ou de prise de notes autorisées, de déterminer si elles collectent des données biométriques et de restreindre qui peut les activer lors de réunions incluant des parties externes ou des individus situés dans l’Illinois.
- Établir un cadre de consentement solide en informant tous les participants que des données biométriques peuvent être collectées, en spécifiant combien de temps elles seront conservées, et en obtenant leur consentement éclairé et écrit avant toute capture de données.
- S’associer avec des fournisseurs pour s’assurer qu’ils ont des pratiques conformes en matière d’avis, de consentement et de conservation/destruction des données, mais ne pas déléguer la responsabilité. Les employeurs doivent effectuer leur propre diligence raisonnable et documenter leurs efforts de conformité en cas de litige.
En régissant proactivement les technologies de prise de notes IA, les employeurs peuvent tirer parti des gains de productivité sans négliger les considérables risques de confidentialité qui ont fait de la BIPA l’une des lois sur la confidentialité biométrique les plus litigieuses du pays.
